Πολιτική απορρήτου

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας

Για την παροχή της πλατφόρμας htools, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Siteplanet (μέλος KARAGIANNIS Group), στο πλαίσιο της συμβατικής σχέσης με τον ξενοδοχειακό Οργανισμό σας.

Επικοινωνία: support@htools.gr · htools.gr

Όταν χρησιμοποιείτε την Πλατφόρμα ως εργαζόμενος ή συνεργάτης ξενοδοχείου, ο κύριος υπεύθυνος για τα δεδομένα που καταχωρείτε συχνά είναι ο ίδιος ο Οργανισμός σας (εργοδότης). Η Siteplanet ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία ή ως υπεύθυνος επεξεργασίας για την τεχνική παροχή της υπηρεσίας, ανάλογα με τη σύμβαση.

2. Κατηγορίες δεδομένων που επεξεργαζόμαστε

2.1 Στοιχεία λογαριασμού χρήστη

• όνομα, επώνυμο, username, email, τηλέφωνο (όπου καταχωρούνται),
• ρόλοι και δικαιώματα πρόσβασης, τμήμα, ξενοδοχεία στα οποία ανήκετε,
• καταγραφές σύνδεσης (IP, χρονικές στιγμές, συσκευή/πρόγραμμα περιήγησης όπου καταγράφονται).

2.2 Δεδομένα λειτουργίας ξενοδοχείου

Ενδεικτικά, ανά ενεργοποιημένες λειτουργίες:

• Βλάβες / συντήρηση: περιγραφές, φωτογραφίες, τοποθεσία δωματίου/τμήματος, κατάσταση, ανάθεση σε τεχνικό, σχόλια, ιστορικό ενεργειών.
• Καθαριότητα: αριθμός δωματίου, κατάσταση, πληρότητα, σημειώσεις, όνομα housekeeping, χρονικές στιγμές.
• Χώροι / δωμάτια: ονομασίες, τύποι χώρων, κωδικοί, QR tokens (όπου ενεργοποιηθούν).
• Αποθήκη / υλικά: κινήσεις, ποσότητες, χρήστες που εκτελούν ενέργειες.
• Επικοινωνία: μηνύματα ομαδικών συνομιλιών, ειδοποιήσεις push (όπου επιτρέπονται).

2.3 Τεχνικά δεδομένα

• logs εφαρμογής, σφάλματα, έκδοση εφαρμογής (web/mobile),
• cookies και παρόμοια τεχνολογία για σύνδεση και ασφάλεια,
• ανώνυμα στατιστικά χρήσης για βελτίωση της υπηρεσίας.

3. Σκοποί επεξεργασίας

• παροχή και λειτουργία της Πλατφόρμας,
• διαχείριση λογαριασμών και ελέγχου πρόσβασης,
• οργάνωση εργασιών ξενοδοχείου (βλάβες, καθαριότητα, αποθήκη κ.λπ.),
• ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης και τεχνική υποστήριξη,
• συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις,
• βελτίωση προϊόντος (στατιστικά, όχι προφίλ marketing χωρίς συγκατάθεση).

4. Νομική βάση (GDPR)

• Εκτέλεση σύμβασης — παροχή της υπηρεσίας στον Οργανισμό και στους εξουσιοδοτημένους χρήστες.
• Έννομο συμφέρον — ασφάλεια συστήματος, logs, πρόληψη απάτης, βελτίωση λειτουργίας.
• Νομική υποχρέωση — όπου απαιτείται από φορολογική ή άλλη νομοθεσία.
• Συγκατάθεση — μόνο όπου ζητείται ρητά (π.χ. προαιρετικές ενημερώσεις marketing, αν προσφερθούν).

5. Αποδέκτες / τρίτοι

Τα δεδομένα ενδέχεται να κοινοποιούνται σε:

• παρόχους φιλοξενίας (servers) και cloud υποδομής στην ΕΕ ή σε χώρες με επαρκή εγγυήσεις,
• τεχνικούς συνεργάτες υποστήριξης, υπό συμβατικές δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας,
• αδειοδοτημένα συστήματα PMS ή ενσωματώσεις, μόνο όταν ο Οργανισμός τις ενεργοποιήσει,
• αρμόδιες αρχές, όταν απαιτείται από νόμο.

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους για διαφημιστικούς σκοπούς.

6. Διεθνείς μεταφορές

Προτιμούμε επεξεργασία εντός ΕΕ/ΕΟΧ. Αν απαιτηθεί μεταφορά εκτός ΕΟΧ, εφαρμόζονται κατάλληλες εγγυήσεις (π.χ. τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ΕΕ) σύμφωνα με το GDPR.

7. Χρόνος διατήρησης

• δεδομένα λογαριασμού: για όσο είναι ενεργός ο λογαριασμός και σύμφωνα με τη σύμβαση,
• δεδομένα λειτουργίας (βλάβες, καθαριότητα κ.λπ.): σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του Οργανισμού και τη σύμβαση,
• τεχνικά logs: περιορισμένο χρονικό διάστημα για ασφάλεια και έλεγχο,
• μετά τη λήξη σύμβασης: διαγραφή ή ανωνυμοποίηση εντός συμφωνημένων προθεσμιών.

8. Ασφάλεια δεδομένων

Εφαρμόζουμε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (πρόσβαση με ρόλους, κρυπτογράφηση στη μεταφορά HTTPS, backups, έλεγχος πρόσβασης, ενημέρωση λογισμικού). Κανένα μέτρο δεν εγγυάται απόλυτη ασφάλεια· ζητήστε από τον Οργανισμό σας ισχυρά passwords και χρήση μόνο εξουσιοδοτημένων συσκευών.

9. Τα δικαιώματά σας

Σύμφωνα με το GDPR, μπορείτε να ασκήσετε (άμεσα ή μέσω του Οργανισμού σας):

• πρόσβαση στα δεδομένα σας,
• διόρθωση ανακριβών στοιχείων,
• διαγραφή («δικαίωμα στη λήθη») όπου εφαρμόζεται,
• περιορισμό επεξεργασίας,
• εναντίωση σε επεξεργασία βασισμένη σε έννομο συμφέρον,
• φορητότητα δεδομένων σε δομημένη μορφή,
• ανάκληση συγκατάθεσης όπου η επεξεργασία βασίζεται σε αυτή.

Για αιτήματα: επικοινωνήστε πρώτα με τον διαχειριστή του ξενοδοχείου σας ή στείλτε email στο support@htools.gr. Έχετε δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

10. Cookies και παρόμοια τεχνολογία

Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies για σύνδεση, ασφάλεια (CSRF), προτιμήσεις συνεδρίας και σταθερή λειτουργία της εφαρμογής. Δεν χρησιμοποιούμε cookies τρίτων για διαφημιστική καταγοή εντός της εσωτερικής πλατφόρμας. Μπορείτε να περιορίσετε cookies από τις ρυθμίσεις του browser, όμως ορισμένες λειτουργίες ενδέχεται να μην λειτουργούν.

11. Mobile εφαρμογή

Η εφαρμογή Htools App ενδέχεται να ζητά δικαιώματα συσκευής (π.χ. ειδοποιήσεις, κάμερα για φωτογραφίες βλαβών, τοποθεσία μόνο όπου ενεργοποιηθεί ρητά). Τα δεδομένα αποστέλλονται στον ίδιο διακομιστή με την web πλατφόρμα, υπό τους ίδιους ελέγχους ασφαλείας.

12. Ανήλικοι

Η Πλατφόρμα δεν απευθύνεται σε άτομα κάτω των 16 ετών και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων. Αν εντοπίσετε σχετικό περιστατικό, ενημερώστε μας.

13. Τροποποιήσεις

Ενδέχεται να ενημερώνουμε την παρούσα Πολιτική. Η ημερομηνία «τελευταίας ενημέρωσης» ανανεώνεται στην κορυφή. Σημαντικές αλλαγές κοινοποιούνται μέσω της Πλατφόρμας ή στον Οργανισμό.

14. Σχετικά έγγραφα

Διαβάστε επίσης τους Όρους χρήσης. Για την δημόσια ιστοσελίδα htools.gr ισχύουν οι αντίστοιχες σελίδες στο htools.gr.